Pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymät vetoavat kirkolliskokoukseen: nyt tarvitaan vastuunkantoa virkatodistuskriisin ratkaisemiseksi

Perunkirjoituksissa tarvittavien sukuselvitysten saaminen vie Vantaallakin edelleen liian pitkään. Lisää henkilökuntaa on palkattu, mutta kyseessä on ”käsityöläishomma”. Pahoittelemme tilannetta.

Venyneiden toimitusten taustalla vaikuttaa kirkonkirjojen historian suurin muutos. Aluerekisterikeskukset ovat siirtyneet toteuttamaan kirkkohallituksen johdolla valtakunnallista sukuselvitysjärjestelmää. Tämä tarkoittaa sitä, että sukuselvitykset voidaan tehdä pääsääntöisesti keskitetysti yhdestä paikasta jäsentietojärjestelmä Kirjurin uudella KirDi-toiminnolla.

Asiakas voi siis tilata nyt sukuselvityksen yhdestä toimipisteestä, kun aiemmin hän joutui tilaamaan perunkirjoituksessa tarvittavat vainajan tiedot erikseen jokaisesta seurakunnasta, jossa tämä oli 15 vuotta täytettyään ollut kirjoilla. Tämä tarkoitti sitä, että jos vainaja oli ollut kirjoilla kymmenessä seurakunnassa, omainen hankki virkatodistuksen jokaisesta seurakunnasta erikseen.

Vaikka tilanne on toistaiseksi vaikea, tulevaisuus näyttäytyy myönteisemmässä valossa.

−Uusi järjestelmä toimii niin, että kun yksi sukuselvityksen tekijä on löytänyt tietyn ihmisen elämänkaaren, seuraavan ei enää tarvitse etsiä samoja tietoja käsin, vaan henkilön valmis elinkaari jää järjestelmään. Siirtymävaiheen jälkeen työ nopeutuu huomattavasti, Vantaan aluekeskusrekisterin johtaja Tuomo Kahenvirta sanoo.

Pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymät ovat laatineet vetoomuksen meneillään olevalle kirkoliskokoukselle, että se huomioisi muun muassa jäsenrekisterin tulevaisuuden rahoitusterpeen. Alla vetoomus kokonaisuudessaan. 

--

Tilanne on kestämätön. Ihmiset joutuvat odottamaan virkatodistuksia nyt kohtuuttoman pitkään. Asiakkaat eri puolella Suomea ovat eriarvoisessa asemassa asioidessaan viranomaisen kanssa.

Saatu asiakaspalaute on musertavaa. Kirkko on toistuvasti median hampaissa, eduskunnan oikeusasiamiehelle on tehty useita kanteluita ja useat asiakkaat harkitsevat vahingonkorvausvaateiden esittämistä. Negatiivinen julkisuus syö kirkon uskottavuutta rekisterinpitäjänä. Tilanteen seurauksena menetämme jäseniä. Ongelma olisi ratkaistavissa paremmilla yhteisillä järjestelyillä.
Ongelmalla on monta juurta. Suurimmat syyt ovat, että kaikki seurakunnat eivät ole liittyneet keskusrekistereihin ja se, että kaikki keskusrekisterit eivät tee valtakunnallisia todistuksia. Työtä joudutaan tekemään nyt kahdella tavalla. Esimerkiksi Helsingin keskusrekisterin tilausjonossa on marraskuun alussa noin 1300 valtakunnallista tilausta ja noin 400 ns. välitodistustilausta. Välitodistustilauksia ei olisi, jos kaikki seurakunnat kuuluisivat aluekeskusrekistereihin ja jos kaikki keskusrekisterit tekisivät valtakunnallisia todistuksia.

Ruuhkautuneet keskusrekisterit eivät ole lähtökohtaisesti heikommin resursoituja kuin ruuhkautumattomat. Ruuhkautuneisiin keskusrekistereihin on palkattu runsaasti uutta työvoimaa, tehty ylitöitä ja järjestelty töitä uudelleen paremman tuottavuuden aikaansaamiseksi sekä pyydetty apua toisilta keskusrekistereiltä.
Tilanteesta on löydettävä nopea ulospääsy, ja siihen tarvitaan yhteistä ponnistusta. Valtakunnallisten sukuselvitysten laadinta on niin vaativaa työtä, että siihen ei voida palkata väliaikaista tai kausityövoimaa. Uusien osaajien kouluttaminen vaatii pitkän perehdyttämisen ja kaksi koetta. Tehokkain apu olisi yhteistyö ja nopea kirkonkirjojenpidon uudelleenorganisoinnin loppuunsaattaminen sekä Kirjuri-järjestelmän kehittämisen turvaaminen.

Kaikkien aluekeskusrekisterien tulisi sitoutua välittömästi laatimaan kaikki todistukset valtakunnallisina ja kaikki seurakunnat tulisi saada nopeasti osaksi aluekeskusrekistereitä. Kun nämä kaksi asiaa on saatu toteutettua, eikä näistä johtuva ylimääräinen työ kuormita muita aluekeskusrekistereitä, voidaan luotettavasti arvioida, kuinka suuri työntekijämäärä kuhunkin keskusrekisteriin pysyvästi tarvitaan. Tällä hetkellä kahdeksan Kokkolan ja Ylä-Savon keskusrekisterien toimistosihteeriä auttaa omien tilaustensa lisäksi ruuhkautuneita keskusrekistereitä. Tätä apua tarvitaan lisää.

Ongelma on yhteinen – niin pitää olla myös ratkaisun. Jokaisen sellaisen keskusrekisterin tulisi sitoutua auttamaan muita, jossa toimitusajat ovat alle kuusi viikkoa.

Apu kohdistuisi niihin keskusrekistereihin, joissa on pisin jono, ja Kirkkohallitus koordinoisi apua. Keskusrekisterien omat ponnistukset eivät yksin riitä. Myös Kirjuri-järjestelmän riittävistä kehitysmäärärahoista tulee huolehtia. Nyt toteutetut ja tulevalle vuodelle esitetyt määrärahaleikkaukset eivät mahdollista riittävää ohjelmiston kehitystyötä.

Vetoamme piispoihin, kirkolliskokousedustajiin ja Kirkkohallitukseen, sekä hallintojohtajiin ja keskusrekisterinjohtajiin, jotta osaltanne edesauttaisitte, sitoutuisitte ja tarvittaessa määräisitte:

keskusrekisterit viipymättä yhteiseen kuormanjakoon ruuhkan ripeäksi purkamiseksi (apu ruuhkautuneille keskusrekistereille)

seurakunnat liittymään keskusrekistereihin omalla alueellanne mahdollisimman pian (viimeistään keväällä 2022)

keskusrekisterit laatimaan kaikki tilaukset valtakunnallisina välittömästi palauttamaan Kirjuri-järjestelmän kehittämiseen riittävät määrärahat.

Espoon seurakuntayhtymä: Risto Hämäläinen, hallintojohtaja, Sari Anetjärvi, hallintopäällikkö
Helsingin seurakuntayhtymä: Juha Rintamäki, yhtymänjohtaja, Juha Silander, hallintojohtaja Emilia Launonen, rekisteripäällikkö
Vantaan seurakuntayhtymä: Jukka Parvinen, yhtymänjohtaja, Tuomo Kahenvirta, aluekeskusrekisterin johtaja