Suomen evankelis-luterilaisen kirkon yhteisen jäsenrekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetusLinkki avautuu uudessa välilehdessä

TietosuojalakiLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Rekisterin nimi

Kirkon yhteinen jäsenrekisteri Kirjuri

Yhteisrekisterinpitäjät

Kirkkohallitus, Eteläranta 8, 00130 Helsinki, p. 09 18 021, kirkkohallitus@evl.fi

Vantaan seurakuntayhtymä, Vantaan aluekeskusrekisteri, PL 56 (Asematie 12a), 01301 Vantaa, p. 09 83 061, vantaa.keskusrekisteri@evl.fi

Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilö

Aluekeskusrekisterin johtaja Kalervo Pöykkö, kalervo.poykko@evl.fi, 050 543 0739

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Anita Savioja, tietosuojavastaava.vantaa@evl.fi, PL 56 (Asematie 12a), 01301 Vantaa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kirjurin tietoja käytetään seurakuntien ja seurakuntayhtymien omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Seurakunnat ja keskusrekisterit vastaavat Kirjurissa olevien omien jäsentensä henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Kirkkohallitus saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa sekä tilastojen laatimisessa ja kirkon toimintaan liittyvien tutkimusten tekemisessä. Tuomiokapituli saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa.

Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä, tietohallinnosta, tietoturvallisuudesta ja tietojen sähköisestä arkistoinnista. Kirkkohallitus päättää teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta ja muusta kuin kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Kirjurin sisältämien jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c artikla eli lakisääteinen velvoite ja 9.2.d artikla, joka mahdollistaa henkilötietojen käsittelyn uskonnollisen yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä asianmukaisin suojatoimin. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (652/2023) 8 luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Kirjuri sisältää tietoja kirkon nykyisistä ja entisistä jäsenistä (entisen jäsenen tietoja ei ylläpidetä):

nimet, nimihistoria (nimenmuutokset
syntymäaika/henkilötunnus
äidinkieli, asiointikieli
osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
sähköpostiosoite
ammatti
kuolintieto
hautaustiedot
kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
jäsenyys- ja muuttohistoria
kansalaisuus
perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskevat tiedot
tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (657/2023) 3 luvun 62 §:ssä säädetyt tiedot
tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)

Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Riippuen tapahtumasta voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta):

nimi
syntymäaika/henkilötunnus
kuolinpäivä
puoliso/-t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto / rekisteröity parisuhde
esteidentutkinnat jäsenen kanssa
lapset (jotka ovat jäseniä)
vanhemmat
nimenmuutokset
henkilötunnuksen muutos

Tietolähteet

Kirjurin sisältämät tiedot ovat peräisin manuaalisista kirkonkirjoista sekä seurakuntien aiemmista jäsentietorekistereistä. Lisäksi tietoja siirtyy väestötietojärjestelmästä ja seurakuntien omista järjestelmistä. Kirjuriin tallennettavia tietoja saadaan seurakunnan toiminnan yhteydessä kirkollisten toimitusten perusteella.
Varhaisempia kirkon jäsenrekisteritietoja on myös manuaalisissa kirkonkirjoissa, joita ei ole siirretty Kirjuriin.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Kirjurin jäsenrekisteritietoja käytetään kirkon omassa toiminnassa ja hallinnossa, ja tämän toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettaviksi kirkon oman toiminnan ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös viralliseen väestötietoja koskevaan tietopalveluun. Tästä viranomaistehtävästä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 48 §:ää, jonka mukaan jäsenrekisteristä voidaan luovuttaa jäsenestä yksittäisiä tietoja kirjallisesti henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Tietojen luovuttamisessa on noudatettava soveltuvin osin väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 4 luvun säännöksiä. Tämän perusteella jäsenrekisterin tietoja luovutetaan muun muassa perunkirjoituksen toimittajille, pankeille, eri viranomaisille, sukututkijoille. Tietoja ei luovuteta sivullisille, jollei se ole virkatehtävän vuoksi välttämätöntä. Lisäksi seurakunnalle kasteen tai avioliiton yhteydessä tehty etu- tai sukunimenmuutos välittyy väestötietojärjestelmään.

Henkilötietojen säilytysaika

Kirkon yhteiseen jäsenrekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi (KL 8 luku 14 §).

Rekisteröidyllä on oikeus

pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (652/2023) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Jäsenrekisterin ylläpito on lainsäädäntöön perustuva rekisterinpitäjän velvollisuus, mikä rajoittaa rekisteröidyn mahdollisuuksia toteuttaa kaikkia edellä mainittuja oikeuksia.