Suomen evankelis-luterilaisen kirkon yhteisen jäsenrekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetusLinkki avautuu uudessa välilehdessä

TietosuojalakiLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Rekisterin nimi

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon yhteinen jäsenrekisteri

Yhteisrekisterinpitäjät

Kirkkohallitus, Eteläranta 8, 00130 Helsinki, p. 09 18 021, kirkkohallitus@evl.fi

Vantaan seurakuntayhtymä, Vantaan aluekeskusrekisteri, PL 56 (Asematie 12a), 01301 Vantaa, p. 09 83 061, vantaa.keskusrekisteri@evl.fi

Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilö

Vt. aluekeskusrekisterin johtaja Seija Lesell, seija.lesell@evl.fi, p. 050 303 7771

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Heli Asuintupa, tietosuojavastaava.vantaa@evl.fi, PL 56 (Asematie 12a), 01301 Vantaa, p. 050 573 6351

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsentietoja ylläpidetään kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä (Kirjuri). Kirjurin tietoja käytetään seurakuntien ja seurakuntayhtymien omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Seurakunnat ja keskusrekisterit vastaavat Kirjurissa olevien omien jäsentensä henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Kirkkohallitus saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa sekä tilastojen laatimisessa ja kirkon toimintaan liittyvien tutkimusten tekemisessä. Tuomiokapituli saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa.

Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä, tietohallinnosta, tietoturvallisuudesta ja tietojen sähköisestä arkistoinnista. Kirkkohallitus päättää teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta ja muusta kuin kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Kirjurin sisältämien jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c artikla eli lakisääteinen velvoite ja 9.2.d artikla, joka mahdollistaa henkilötietojen käsittelyn uskonnollisen yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä asianmukaisin suojatoimin. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16 luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Kirjuri sisältää tietoja kirkon nykyisistä ja entisistä jäsenistä (entisen jäsenen tietoja ei ylläpidetä):

• nimet, nimihistoria (nimenmuutokset
• syntymäaika/henkilötunnus
• äidinkieli, asiointikieli
• osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
• asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
• syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
• sähköpostiosoite
• ammatti
• kuolintieto
• hautaustiedot
• kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
• jäsenyys- ja muuttohistoria
• kansalaisuus
• perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
• edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskevat tiedot
• tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
• tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
• kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
• kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (1055/1993) 16 luvun 1 §:n 2 momentissa säädetyt tiedot
• tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)

Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Riippuen tapahtumasta voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta):

• nimi
• syntymäaika/henkilötunnus
• kuolinpäivä
• puoliso/-t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto / rekisteröity parisuhde
• esteidentutkinnat jäsenen kanssa
• lapset (jotka ovat jäseniä)
• vanhemmat
• nimenmuutokset
• henkilötunnuksen muutos

Tietolähteet

Kirjurin sisältämät tiedot ovat peräisin manuaalisista kirkonkirjoista sekä seurakuntien aiemmista jäsentietorekistereistä. Lisäksi tietoja siirtyy väestötietojärjestelmästä ja seurakuntien omista järjestelmistä. Kirjuriin tallennettavia tietoja saadaan seurakunnan toiminnan yhteydessä kirkollisten toimitusten perusteella.
Varhaisempia kirkon jäsenrekisteritietoja on myös manuaalisissa kirkonkirjoissa, joita ei ole siirretty Kirjuriin.

Tietojen luovutukset

Kirjurin jäsenrekisteritietoja käytetään kirkon omassa toiminnassa ja hallinnossa, ja tämän toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettaviksi kirkon oman toiminnan ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös viralliseen väestötietoja koskevaan tietopalveluun. Tästä viranomaistehtävästä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 48 §:ää, jonka mukaan jäsenrekisteristä voidaan luovuttaa jäsenestä yksittäisiä tietoja kirjallisesti henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Tietojen luovuttamisessa on noudatettava soveltuvin osin väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 4 luvun säännöksiä. Tämän perusteella jäsenrekisterin tietoja luovutetaan muun muassa perunkirjoituksen toimittajille, pankeille, eri viranomaisille, sukututkijoille. Tietoja ei luovuteta kirkon ulkopuolisille ilman lakisääteistä perustetta.

Henkilötietojen säilytysaika

Kirkon yhteiseen jäsenrekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi (KL 16 luku 12 §).

Rekisteröidyllä on oikeus

• päästä omiin tietoihin ja tarkastaa itseä koskevat käsittelemämme henkilötiedot
• vaatia henkilötietojen oikaisemista, täydentämistä tai poistamista
• peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä niiltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu annettuun suostumukseen
• vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos emme ole käsitelleet henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti
• tehdä pyyntö tietojen tarkistuksesta ja muutoksista kirjallisena ja toimittaa se johonkin Vantaan seurakunnista.

Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissaLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimistoLinkki avautuu uudessa välilehdessä