Evästeet
EvästeetLinkki avautuu uudessa välilehdessä
Rekrytoinnin henkilörekisterin tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetusLinkki avautuu uudessa välilehdessä
TietosuojalakiLinkki avautuu uudessa välilehdessä
Rekisterin nimi
Rekrytoinnin henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Vantaan seurakuntayhtymä, Vantaan aluekeskusrekisteri, PL 56 (Asematie 12a), 01301 Vantaa, p. 09 83 061, kirjaamo.vantaanseurakuntayhtyma@evl.fi
Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilö
Henkilöstöpäällikkö Laura Mäntysaari, laura.mantysaari@evl.fi, p. 050 470 7979
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Riitta Parikka, tietosuojavastaava.vantaa@evl.fi, PL 56 (Asematie 12a), 01301 Vantaa, p. 050 573 6351
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekrytointien toteuttamisessa sisältäen henkilöarvioinnit. Hakemuksia käsitellään Vantaan seurakuntayhtymän ja seurakuntien virkojen ja tehtävien täyttämistä varten.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan f)-alakohta, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn omaan ilmoittautumiseen ja haluun osallistua rekrytointiin.
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:
-
perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli (vain jos perustellusta syystä välttämätön tieto), puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, jolla käyttäjä käyttää hakijaportaalia
-
koulutukseen liittyvä tieto, kuten suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus
-
työhistoriaan liittyvä tieto kuten aiemmat työnantajat, tehtävänimike kuvaus työtehtävistä, työsuhteen kesto
-
käyttäjätunnus ja salasana
-
järjestelmän tekninen käyttäjätieto, audit trailit ja lokitiedot.
Henkilöarvioinneista muodostuvat raportti ja yhteenveto sisältävät työpersoonallisuusarvioinnin sekä aikapaineistettujen kykytestien tulokset.
Tietolähteet
Tiedot saadaan työnhakijalta itseltään.
Rekrytointijärjestelmään tallennettavat työnhakijasta kerättävät tiedot riippuvat kulloinkin siitä, mitä tietoja kohdennetun rekrytoinnin hakulomakkeella kysytään, ja mitä tietoja kyseinen henkilö itsestään antaa ja tallentaa rekrytointijärjestelmään.
Vapaamuotoisessa hakemuksessa kehotetaan ilmaisemaan vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja. Hakemuksessa ei tule kertoa arkaluonteisia henkilötietoja.
Henkilöarviointien raportti pohjautuu hakijan itsensä antamiin vastauksiin.
Tietojen luovutukset
Tietoja käytetään ainoastaan Vantaan seurakuntayhtymän rekrytointeihin liittyvässä toiminnassa.
Julkisissa hauissa hakijoiden nimilista voidaan luovuttaa pyydettäessä. Hakijalla on mahdollisuus hakulomakkeella ilmaista, että hän ei halua nimeään julkisuuteen. Tietojen julkisuuteen ja tietojen luovuttamiseen sovelletaan julkisuuslakia eli lakia viranomaistoiminnan julkisuudesta (621/1999).
Tietoja voidaan luovuttaa rekrytoinnin osapuolille, joiden kanssa on tehty sopimus rekrytointiin liittyvien palveluiden käytöstä.
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilörekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Avoimiin työpaikkoihin jätetyt hakemukset anonymisoidaan automaattisesti kahden (2) vuoden kuluttua siitä, kun työnantaja on päättänyt rekrytoinnin käsittelyn tekemällä rekrytoinnille päättämistoiminnon. Mikäli päättämistoiminto jätetään tekemättä, järjestelmä päättää rekrytoinnin automaattisesti vuoden kuluttua työpaikan hakuajan päättymisen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa hakemus siis säilyy järjestelmässä kolme (3) vuotta hakuajan päättymisestä.
Rekrytointijärjestelmästä tulostetaan hakijayhteenveto, jota säilytetään seurakuntayhtymän asianhallintajärjestelmässä 10 vuotta. Lisäksi valitun hakijan tiedot säilytetään pysyvästi, mikäli työntekijöistä ja viranhaltijoista ei pidetä nimikirjaa.
Henkilöarviointiin liittyvät asiakirjat hävitetään automaattisesti kahden vuoden kuluttua.
Rekisteröidyllä on oikeus
- päästä omiin tietoihin ja tarkastaa itseä koskevat käsittelemämme henkilötiedot
- vaatia henkilötietojen oikaisemista, täydentämistä tai poistamista
- peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä niiltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu annettuun suostumukseen
- vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos emme ole käsitelleet henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti
- tehdä pyyntö tietojen tarkistuksesta ja muutoksista kirjallisena ja toimittaa se johonkin Vantaan seurakunnista.
Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissaLinkki avautuu uudessa välilehdessä
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot
Tietosuojavaltuutetun toimistoLinkki avautuu uudessa välilehdessä