Uutislistaukseen

Kartta Vantaan aluekeskusreisterin jäsenseurakunnista. rakunnat. Vantaan aluekeskusrekisteri hoitaa yhteens... Kartta osoittaa Vantaan aluekeskusrekisterin palvelemat seurakunnat.

Vantaan aluekeskusrekisteri sai purettua sukuselvitysten ruuhkan

20.5.2022 09.19

Vantaan aluekeskusrekisteri on saanut purettua viime vuonna syntyneen sukuselvitysten suman. Pahimmillaan sukuselvitystä piti odottaa 17 viikkoa. Nyt toimitusaika on kaksi viikkoa.

Muun muassa perunkirjoituksia varten tarvittavien sukuselvitysten laadintatapaa uudistettiin 2021, ja uudistuksen seurauksena niiden toimitusaika venyi merkittävän pitkäksi. Muutos koski koko Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenistään antamia sukuselvityksiä. Pahimmillaan sukuselvitysten jono Vantaalla oli syyskuussa 2021, jolloin tilaaja joutui odottamaan valmista asiakirjaa noin 17 viikkoa.

 

– Huomattuamme työmäärän olevan selvästi suurempi kuin uudistuksen suunnitteluvaiheessa oli arvioitu, ryhdyimme nopeasti rekrytoimaan uusia työntekijöitä. Uudet työntekijät kasvavat tehokkaiksi sukuselvittäjiksi vähitellen, ja heidän työpanoksensa alkoi näkymään loppuvuodesta 2021, sanoo Vantaan aluekeskusrekisterin johtaja Tuomo Kahenvirta.

Vantaan aluekeskusrekisterissä laaditaan nyt kolme kertaa enemmän virkatodistuksia kuin vuotta aiemmin. Kun uudistus astui voimaan, töissä oli kahdeksan henkeä vakituisesti. Vuoden varrella työntekijöitä on ollut enimmillään 15. Tällä hetkellä vahvuudessa on 14 työntekijää.

– Henkilöstön koulutusvaiheessa saimme apua ruuhkattomilta Ylä-Savon ja Kokkolan aluekeskusrekistereiltä, Kahenvirta kertoo.

Riittävän työntekijämäärän lisäksi Vantaalla nähtiin tärkeäksi edistää sukuselvitysten työtapauudistusta niin, että uuden järjestelmän rinnalle roikkumaan jäänyt vanha toimintamalli saatiin ajettua alas. Yhdessä riittävän henkilöstön kanssa tämä työn kehittäminen on ollut ratkaiseva tekijä työtilanteen normalisoitumisessa.

– Tilanne onkin nyt niin hyvä, että pystymme vuorostamme auttamaan niitä aluekeskusrekistereitä, joilla on vielä haasteita toimitusaikojen kanssa. Myös kokonaiskirkon näkökulmasta tilanne on hyvää vauhtia normalisoitumassa. Suurten haasteiden jälkeen työ saadaan kaikissa yksiköissä kulkemaan ripeästi ja uudistuksen tavoite täyttyy, kun sukuselvitykset saa kohtuullisessa ajassa yhdellä tilauksella, sanoo Kahenvirta.

Ruuhka kosketti sukuselvitysten ja sukututkimusten tekemistä. Kaikki muut työt Vantaan aluekeskusrekisteri sai tehtyä normaalisti. Esimerkiksi elossaolotodistuksen on koko ajan saanut nopeasti.

Aluekeskusrekisterit vastaavat kirkon jäsenkirjanpidosta

Aluekeskusrekisteri palvelee ihmisiä silloin kun he tarvitsevat tietoja itsestään tai läheisestään kirkon jäsenyyden ajalta. Näitä tietoja luovutetaan esimerkiksi perunkirjoitusta tai sukututkimusta varten virkatodistuksella. Tämän lisäksi aluekeskusrekisterissä tehdään avioliiton esteiden tutkintaa, rekisteröidään kirkollisesti vihityt avioliitot ja kirjataan kirkon jäsentietoihin tehtävät muutokset, esimerkiksi kasteet ja rippikoulun käynnit.

Aluekeskusrekisterin asiakkaita ovat yksittäiset ihmiset, virkatodistuksia tilaavat yritykset ja jäsenseurakunnat. Vantaan aluekeskusrekisteri hoitaa yhteensä 15 seurakunnan jäsenkirjanpidon. Sen toimialueeseen kuuluvat Vantaan seitsemän seurakunnan lisäksi Askola, Pukkila, Porvoon suomalainen seurakunta, Sipoon suomalainen seurakunta, Agricolan suomalainen seurakunta (Loviisa ja Lapinjärvi), Tuusula, Kerava ja Nurmijärvi. Aluekeskusrekisteri vastaa kirkon jäsenkirjanpidosta, päivittää jäsentiedoissa tapahtuvat muutokset ja välittää tarvittavat tiedot eteenpäin valtakunnalliseen väestötietojärjestelmään. Aluekeskusrekisteri vastaa kirkon jäsenkirjanpidosta, päivittää jäsentiedoissa tapahtuvat muutokset ja välittää tarvittavat tiedot eteenpäin valtakunnalliseen väestötietojärjestelmään.

Ruuhkan taustalla oli uudistus, jonka tarkoituksena oli helpottaa asiointia

Sukuselvitysten ruuhkautumisen taustalla oli vuonna 2021 tehty kirkon rekisteriuudistus.

Toimintatavan muutoksella siirryttiin sukuselvitysten laadinnassa yhden luukun palveluun niin, että sukuselvitykseen kirjoitetaan henkilön koko historia yhdessä toimipisteessä. Aikaisemmin tilaaja joutui asioimaan jokaisen asuinseurakunnan kanssa ja tilaamaan niistä erikseen virkatodistukset. Myös tämän ketjun läpikäyminen saattoi kestää kuukausia.

Muutoksella oli siis tarkoitus helpottaa asiakkaan työtä. Kirkossa ei kuitenkaan osattu varautua riittävästi keskusrekisterien hoidettavaksi siirtyvään työmäärään.

Vantaan aluekeskusteristerin sivut